CODICE ETICO

La premessa

Cleca, nella stesura della presente politica (per brevità di seguito solamente Codice BI), vuole definire le principali linee guida di comportamento, in conformità al codice SMETA (Sedex Members Ethical Trade Audit) ed alla Food Defense.

Il ruolo rivestito da Cleca sul mercato, la natura ed il carattere sociale  dell’attività svolta, presuppongono l’impegno da parte di coloro che operano nella Società, ad assumere comportamenti improntati a principi di lealtà, serietà, onestà, competenza e trasparenza nonché alla puntuale osservanza delle leggi, delle regole di mercato, dei principi ispiratori della concorrenza leale, nel rispetto degli interessi legittimi e delle aspettative di clienti, fornitori, e di chiunque venga a contatto con l'operatività aziendale. Cleca si impegna inoltre ad attuare l’analisi dei potenziali pericoli al fine di prevenire atti intenzionali di contaminazione e/o contraffazione dei prodotti alimentari.

Affinché possano correttamente svilupparsi i rapporti all’interno della Società nonché quelli con l’ambiente esterno, è necessario che tutto il personale dipendente, destinatario del presente Codice BI, coltivi e ponga a disposizione della Società il proprio bagaglio culturale, tecnico, operativo ed etico per il conseguimento delle indicate finalità, ciascuno nell'ambito delle proprie funzioni e responsabilità e nel rispetto di funzioni e responsabilità altrui.

Al fine di consentire il corretto svolgersi di tali complessi rapporti, l’azienda si fa promotrice, nello svolgimento della propria attività d’impresa, dell’etica dei comportamenti e considera, quale criterio fondamentale al quale uniformare ogni azione, la correttezza nella relazioni interne ed esterne.

La Società ritiene che l’etica nella conduzione degli affari favorisca l’attività imprenditoriale, diffondendo l’immagine di trasparenza, correttezza ed affidabilità, prevenendo possibili atti intenzionali contro la tutela dei prodotti alimentari. Per tale motivo la Società, non solo si auspica, ma esige, che i rapporti con l’esterno siano improntati sull’osservanza di leggi, regolamenti e di quanto disposto del presente Codice BI.

Il rappresentante per la gestione del codice etico

Al fine di promuovere il rispetto dei valori contenuti nella Politica di Business Integrity, AD nomina un Rappresentante per la gestione del codice etico per ciascuno sito che, in conformità alle linee guida, si occuperà di portare a conoscenza di tutti i dipendenti i contenuti del Codice BI e relativa formazione al personale, compresa la divulgazione ai nuovi assunti ed agli stakeholder.

I Rappresentanti per la gestione del Codice Etico, verificano annualmente, in occasione del Riesame della Direzione, l’adeguatezza del presente codice. Eventuali revisioni possono rendersi necessarie, oltre che per adeguamenti normativi, dall’esperienza acquisita nell’applicazione del codice stesso in particolare grazie a contributi provenienti dai lavoratori e/o da terzi.

Principi etici

Cleca opera nell’assoluto rispetto delle leggi e delle normative vigenti , in conformità ai principi fissati nel presente Codice BI e nelle procedure previste.

Trasparenza, correttezza, impegno professionale e rigore morale sono i valori ai quali la Società si ispira al fine di competere lealmente sul mercato, migliorare la soddisfazione dei propri clienti, accrescere il valore per i soci e sviluppare competenze e crescita professionale delle proprie risorse umane. In particolare, la convinzione di agire in qualche modo a vantaggio dell’azienda non giustifica l’adozione di comportamenti in contrasto con i suddetti principi.

Tutte le azioni, operazioni e transazioni riferibili alla Società devono essere intraprese e perseguite nel pieno rispetto della legalità, imparzialità e dei principi di leale concorrenza; devono essere gestite nella massima correttezza, devono ispirarsi alla completezza e trasparenza dell'informazione, devono essere sostenute da riscontri documentali e devono poter essere sottoposte a verifiche e controlli.

I rapporti con le Autorità devono essere improntati alla massima trasparenza e collaborazione, nel pieno rispetto delle loro funzioni istituzionali.

Il personale dipendente di Cleca, destinatario del presente Codice BI,  ha pertanto l’obbligo di conoscerne i contenuti e di astenersi da comportamenti contrari ad esso.

Principi fondamentali del presente Codice BI risultano essere:

• Osservanza delle leggi e regolamenti;
• Onestà e prevenzione della corruzione;
• Imparzialità;
• Correttezza in caso di potenziali conflitti d’interesse,
• Riservatezza;
• Trasparenza e completezza dell’informazione;
• Concorrenza leale;
• Qualità dei servizi e dei prodotti offerti;
• Diligenza nell’espletamento delle funzioni;
• Rapporti con i terzi;
• Tutela della persona:
• libertà
• Igiene e sicurezza
• Salario ed orario di lavoro
• Lavoro minorile
• Lavoro coatto
• Valore delle risorse umane;
• Rispetto dell’integrità fisica e culturale dell’individuo;
• Tutela ambientale.

I criteri di correttezza e etica sopra enunciati si applicano in particolare a:

• Gestione degli affari in generale;
• Risorse umane e politica dell’occupazione;
• Trattamento di informazioni ;
• Informazione sui fatti gestionali e sui dati contabili;
• Conflitto d’interessi;
• Rapporti con autorità ed istituzioni pubbliche ed altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi;
• Rapporti con clienti e fornitori;
• Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali;
• Trasparenza della contabilità.

Vengono di seguito riportati gli impegni di Cleca per le singole sezioni del codice.

1. Personale 

Cleca evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri collaboratori.

Nell’ambito dei processi di gestione del personale le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori e/o su considerazioni di merito e, compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, è favorita la flessibilità nell'organizzazione del lavoro, volta ad agevolare anche la gestione dello stato di maternità.

Cleca mette a disposizione di tutti i lavoratori strumenti informativi e formativi con l'obiettivo di valorizzare le specifiche competenze e conservare il valore professionale del personale.

È assicurato il coinvolgimento dei lavoratori nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali; a tal fine, l’azienda ha istituito una “cassetta delle idee” in cui ciascun lavoratore può descrivere la propria proposta ed elencarne i vantaggi per la Società. Annualmente, tutte le idee pervenute, in seguito ad analisi della Direzione, verranno suddivise in “perseguibili” e “non prese in carico”. Una fra tutte, estratta a sorte, verrà premiata con beni di consumo.

2. Sicurezza e saute

Cleca si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i lavoratori; inoltre opera per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori.

3. Tutela della persona

Cleca si impegna a tutelare l'integrità morale dei collaboratori promuovendo il principio della non discriminazione e contrastando la mancanza di rispetto. Cleca riconosce il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze.

Non sono ammesse molestie sessuali e devono essere evitati comportamenti o discorsi che possano turbare la sensibilità della persona.

Il lavoratore che ritenesse di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per motivi legati all'età, al sesso, alla sessualità, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, ecc., può segnalare l’accaduto al Responsabile del Personale, al Rappresentante dei Lavoratori per la SA8000, alla Direzione Generale e/o all’Ente SGS

Ogni attività lavorativa svolta c/o Cleca è regolarizzata da rapporti contrattuali disciplinati dalla normativa italiana. I salari corrisposti ai lavoratori sono conformi o superiori ai minimi stabiliti dalla legge, in funzione del contratto applicato.

4. Conflitto di interessi

Il personale dipendente di Cleca è tenuto ad evitare ogni situazione e ad astenersi da ogni attività che possa contrapporre un interesse personale al cosiddetto interesse Sociale o che possa interferire ed intralciare la capacità di assumere, in modo imparziale ed obiettivo, decisioni nell'interesse della Società medesima.

Pertanto, tali soggetti devono evitare ogni strumentalizzazione della propria posizione ed, in particolare, devono escludere qualsiasi possibilità di sovrapposizione o incrocio di attività economiche nelle quali sussista o possa sussistere un interesse personale e/o familiare con le mansioni ricoperte e/o assegnate dalla Società.

5. Rapporti con autorità e istituzioni pubbliche ed altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi

I Destinatari del presente Codice BI che intrattengono per conto di Cleca rapporti con autorità statali e governative, con le istituzioni pubbliche nonché con altri soggetti rappresentativi di interessi collettivi,  devono operare nel costante e rigoroso rispetto della normativa vigente e devono improntare la propria attività ai principi generali della correttezza e della trasparenza.

6. Rapporti con clienti e fornitori

I Destinatari del presente Codice BI devono rispettarne le regole anche nei rapporti verso l’esterno ed informare adeguatamente i terzi circa gli impegni e gli obblighi posti dal Codice BI ed esigere il rispetto degli obblighi che riguardano direttamente la loro attività.

L’informazione verso l’esterno deve essere veritiera e trasparente.

Un rapporto corretto e trasparente con clienti e fornitori rappresenta un aspetto fondamentale del successo della Società, che deve essere perseguito attraverso l’offerta di prodotti e servizi di elevata qualità, e condizioni competitive di mercato nel rispetto delle regole di una leale concorrenza.

Nei rapporti di affari con clienti e fornitori sono vietate donazioni, benefici, prestazioni di ogni altro genere, sia dirette sia indirette, omaggi, atti di cortesia e di ospitalità, salvo che siano di natura e valore tali da non compromettere l'immagine della Società e da non poter essere interpretati come finalizzati ad ottenere un trattamento di favore che non sia determinato dalle regole di mercato.

Cleca quindi respinge le attività di corruzione e le considera illecite e promuove attivamente una ampia prevenzione dei meccanismi di corruzione.

7. Prevenzione del riciclaggio di denaro

La Società esercita la propria attività nel pieno rispetto della vigente normativa antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti autorità, a tal fine impegnandosi a rifiutare di porre in essere operazioni sospette sotto il profilo della correttezza e della trasparenza.

La Società, pertanto, è tenuta:

• a verificare, ove necessario, in via preventiva le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, fornitori, partner e consulenti, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari;
• ad operare in maniera tale da evitare qualsiasi implicazione in operazioni idonee, anche potenzialmente, a favorire il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali, agendo nel pieno rispetto della normativa antiriciclaggio primaria e secondaria e delle procedure interne di controllo.
• A favorire e privilegiare per quanto possibile l’utilizzo di sistemi di pagamento tracciati o tracciabili migliorando la trasparenza delle operazioni e delle transazioni commerciali nazionali, comunitarie ed internazionali.

8. Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali

Cleca non favorisce né discrimina direttamente o indirettamente alcuna organizzazione di carattere politico o sindacale.

La Società si astiene dal fornire qualsiasi contributo, diretto o indiretto, sotto qualsiasi forma a partiti, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentati e candidati, al di fuori di quelli riportati nelle specifiche disposizioni di legge e nel rispetto delle forme, dei modi e dei contenuti in esse previsti. Cleca favorisce una impostazione relazionale aperta nei confronti delle organizzazioni sindacali ove, all’interno delle norme vigenti, si configurino opportunità per migliorare la collaborazione e far partecipare in modo consapevole i lavoratori agli obiettivi dell’impresa.

9. Fatti gestionali e dati contabili, trasparenza della contabilità

La completezza e la chiarezza dei dati contabili, delle relazioni e dei bilanci rappresentano un valore fondamentale nei rapporti con i proprietari, con i terzi che vengono in contatto con la Società, nonché con gli organi di vigilanza (ove coinvolti).

La contabilità è rigorosamente improntata ai principi generali di verità, accuratezza, completezza, chiarezza e trasparenza del dato registrato.

Nei loro comportamenti i dipendenti e i collaboratori sono obbligati ad astenersi da qualsiasi atto, attivo od omissivo, che violi direttamente o indirettamente i principi di cui al comma precedente oppure le procedure interne che attengono alla formazione dei documenti contabili e alla loro rappresentazione all’esterno.

La Società si impegna a garantire la massima correttezza e trasparenza nella gestione delle operazioni con parti correlate, in conformità alle disposizioni emanate in materia dall’Autorità.

La Società favorisce la partecipazione ad iniziative di formazione e di aggiornamento al fine di rendere edotti ed aggiornati i Destinatari in ordine alle regole e alle procedure che presiedono alla produzione ed alla gestione della documentazione contabile.

I Bilanci della Società rispondono rigorosamente ai principi generali di rappresentazione veritiera e corretta della situazione patrimoniale, economica e finanziaria nel rispetto della vigente normativa generale e speciale.

I criteri di valutazione fanno riferimento alla normativa civilistica e agli standard di generale accettazione.

10. Tutela della privacy

La Società cura l’applicazione ed il costante aggiornamento di specifiche procedure finalizzate alla tutela delle informazioni.

Cleca si impegna a tutelare la riservatezza di tutte le informazioni di qualsivoglia natura od oggetto di cui entri in possesso nello svolgimento dell’attività di impresa, evitando ogni uso improprio o indebita diffusione di tali informazioni.

La Società effettua un monitoraggio periodico dei rischi e delle minacce connesse al trattamento dei dati personali acquisiti, del possibile impatto sulla sicurezza, nonché  delle misure tecniche organizzative e di verifica per fronteggiare i rischi di volta in volta individuati.

La Società si impegna a tutelare i dati personali acquisiti, custoditi e trattati nell’ambito della propria attività anche attraverso attività formative degli incaricati interni al trattamento dei dati sulle modalità di utilizzo, consultazione, conservazione e distruzione degli stessi.

Cleca verifica semestralmente l’attuazione corretta del sistema di modifica periodica delle password in conformità con quanto previsto dalla vigente normativa in materia di privacy e protezione dei dati.

11. Formazione

I principi di cui al presente Codice BI sono oggetto di formazione all’interno dell’azienda.

La formazione viene documentata adeguatamente, secondo procedura specifica.

Food Defence

Al fine di tutelare i propri prodotti, i propri clienti ed i consumatori finali, Cleca ha definito la composizione del Team Food Defence. Il Team Leader Food Defence è il Direttore dei Sistemi Informativi (ICT) supportato dalle figure chiave dei tre diversi stabilimenti (RAQ, PROD, MAN).

Tutti i membri del Team sono inoltre responsabili di quanto definito nella PRQ 20 relativa alla gestione degli accessi del personale esterno all'azienda.

RAQ e ICT sono responsabili della corretta divulgazione delle informazioni da parte del personale interno. In particolare sono definiti i seguenti limiti di divulgazione in base all'interlocutore:

• Organi ufficiali di controllo (ASL/ATS, NAS, Responsabili Ministeriali, NAF, ecc.): accesso a tutta la documentazione aziendale.
• Ispettori di certificazione (certificazioni di sistema): accesso alla documentazione di sistema, a dati relativi a produzioni a marchio privato e non, ad esclusione delle quotazioni di vendita.
• Ispettori di parte terza (verifica per conto di un cliente): accesso alla documentazione di sistema e ai dati relativi a produzioni esclusivamente per il marchio corrispondente, ad esclusione delle quotazioni di vendita.
• Verifiche da parte del cliente (Responsabile Qualità, ecc.): accesso alla documentazione di sistema e ai dati relativi a produzioni esclusivamente per il marchio corrispondente.

RAQ e ICT, adeguatamente formati in materia, hanno elaborato l'analisi dei pericoli e la valutazione dei rischi derivanti da atti deliberati volti a minare la tutela dei prodotti alimentari, riportato nell'Allegato H del Manuale della Qualità. Tale analisi è stata successivamente implementata dal Team in concomitanza all'emissione della procedura di gestione degli accessi aziendali (PRQ 20).

I Responsabili per la Food Defence verificano annualmente, in occasione del Riesame della Direzione, l'adeguatezza dell'allegato H. Eventuali modifiche possono rendersi necessarie, per revisioni degli standard applicabili, per eventuali situazioni verificatesi (incidente che comprometta la sicurezza alimentare di un prodotto), qualora emerga un nuovo rischio o per significativi fatti di cronaca.